Por Ana Gabriela Salu

A digitalização documental foi tema da reunião da Secretaria de Planejamento (Seplan) e da Secretaria de Administração (Sead) nesta quinta-feira (22). No encontro, foram apresentados os principais motivos para a realização do projeto de digitalização de documentos da Administração Pública, sendo eles: a preservação, a melhoria da gestão e de acesso e, por fim, a disponibilização de uma plataforma para a gestão dos documentos digitalizados.

O projeto, coordenado pela Seplan, tem como pré-requisito a publicação das normativas arquivistas em desenvolvimento pela Sead junto à três comissões e está em etapa de estudos. No momento, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais - CPADPM busca entender melhor a rotina administrativa de cada secretaria, colhendo informações sobre como são produzidos os documentos e a quantidade de tempo pelo qual precisam ser armazenados. Também são feitas orientações sobre a padronização dos nomes desses documentos.

A previsão é que até julho de 2023 o projeto de classificação de documentos e a tabela de temporalidade sejam concluídos, para que se possa avançar no processo de digitalização documental. Os estudos até o momento identificaram a necessidade de iniciar os trabalhos pelos documentos a serem classificados como permanentes, cerca de 25 milhões de páginas, e atender regras relacionadas a tamanho e qualidade dos arquivos, criação de índices para busca dos documentos, segurança no armazenamento e certificação de veracidade.