PG inaugura moderno arquivo municipal para documentos públicos e históricos

Equipamento da Cidade tem capacidade para cerca de 1 milhão de processos

22/6/2020

Praia Grande agora conta com um novo e moderno espaço para preservar corretamente documentos atuais, antigos e históricos. O Arquivo Público Municipal, localizado no Bairro Quietude, foi entregue na última semana. O equipamento público também serve como marco para a uma nova etapa tecnológica no Município. O objetivo é de diminuir, imediatamente, em até 25% a produção anual de processos físicos.

Os números demonstram a grandiosidade do arquivo. No total, são 5 mil metros de prateleiras em 740 m², somando o piso térreo e o mezanino. O ambiente é todo climatizado e conta com máquinas que controlam a umidade, o que vai permitir o armazenamento adequado dos documentos. A capacidade de armazenamento é de cerca de 1 milhão de processos. Uma das prioridades será o trabalho com os documentos mais antigos e históricos.

“Praia Grande tem buscado aperfeiçoar os serviços e processos desenvolvidos em todos os setores. O novo arquivo municipal segue esta linha de atuação. Algo planejado para trazer diversos benefícios, inclusive ligados a questão de sustentabilidade. Já estamos trabalhando para reduzir, cada vez mais, a redução do trânsito de papéis, com destaque para as ações das secretarias de Saúde Pública e Educação”, afirmou o prefeito praia-grandense, Alberto Mourão.

Sistema informatizado – O sistema eletrônico já está homologado e dispensará solicitação de processo via papel. A requisição será atendida em até 48 horas e o sistema alerta o requerente que os processos já estão à disposição para retirada.

O sistema também permite gerenciar processos relativos a óbitos e parcelamentos de débitos, eletronicamente, que poderá reduzir em até 25% a produção anual de processos físicos. O setor responsável já realiza estudos junto a áreas técnicas e jurídicas para digitalização de documentos físicos, ampliando a difusão e segurança do acervo municipal.

“A Prefeitura de Praia Grande investiu cerca de R$ 460 mil na obra do equipamento. Importante ressaltar que trata-se de um próprio público, o que legitima ainda mais o serviço”, comentou o titular da Secretaria de Administração, Marcelo Kameyia.

Em 2019, foram eliminados 9.400 processos sem valor, volume que gerou 1,3 toneladas de resíduos, destinados à reciclagem. O próximo lote de eliminação deve abranger 50 mil processos sem valor.

“O novo arquivo municipal foi planejado levando em conta todos as diretrizes, técnicas e questões de segurança existentes relacionadas a este tipo de equipamento. A Cidade tem um espaço moderno e eficiente para armazenar estes materiais. Outro destaque é que duas comissões de avaliação de documentos também tratam deste tema”, ressaltou o responsável pelo arquivo municipal, Guilherme Ricardo Vitorino da Silva.