"“Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais – CPADPM e as Comissões Setoriais – CSA, no âmbito da Administração Municipal e adota outras providências”"
ALBERTO PEREIRA MOURÃO, Prefeito da Estância Balneária de Praia Grande, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,
CONSIDERANDO:
a) que é de responsabilidade da Administração a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a sua consulta a quantos dela necessitem, conforme preceitua o artigo 216, §2º, da Constituição Federal;
b) que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação, conforme preceitua o artigo 1º da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
c) a importância da implantação da política de gestão de documentos e de preservação do patrimônio documental do Município;
d) a urgente necessidade de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas dos órgãos da administração pública municipal;
e) a necessidade de promover a interação e integração dos órgãos responsáveis pela custódia de documentos públicos municipais;
f) a urgência de avaliar e selecionar os processos custodiados no Arquivo Geral, no sentido de liberar espaços para armazenamento;
g) a responsabilidade e o dever do Estado de garantir a organização e proteção dos documentos com valor probatório, informativo ou cultural, na defesa dos próprios interesses e direitos dos cidadãos.
h) a relevância das atividades a serem desenvolvidas nas Comissões Setoriais de Avaliação – CSA;
DECRETA:
Art. 1º. Ficam constituídas a Comissão Permanente De Avaliação De Documentos Públicos Municipais - CPADPM e as Comissões Setoriais de Avaliação – CSA, no âmbito dos órgãos da Administração Municipal.
§1º. A CPADPM será permanente e constituída junto ao Gabinete do Prefeito.
§2º. As CSA serão constituídas junto às Secretarias Municipais.
§ 3º. Os servidores componentes das CSA farão jus ao recebimento mensal de gratificação, com fulcro no disposto na Lei Complementar nº 15, no valor de R$ 250,00 (duzentos e cinquenta) reais.
Art. 2º. A CPADPM será integrada pelos seguintes membros:
I – 01 (um) representante da Controladoria Geral do Município;
II – 02 (dois) representantes da Secretaria de Administração;
III – 01 (um) representante da Procuradoria Geral do Município;
IV – 01 (um) representante da Secretaria de Finanças;
V – 01 (um) representante da Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência, Tecnologia e Trabalho;
VI – 01 (um) Historiador.
Parágrafo Único. O Presidente da Comissão será o representante da Secretaria de Administração e, obrigatoriamente, terá formação na área de Direito.
Art. 3º. As CSA serão integradas, no mínimo, por 01 (um) e no máximo 03 (três) servidores com conhecimentos da estrutura organizacional, do trâmite e da produção dos documentos referentes a atividade fim do órgão, indicados pelos Secretários Municipais e autoridades correspondentes.
Art. 4º. Fica proibida a eliminação aleatória de documentos públicos municipais.
Parágrafo Único. Os documentos, a que se refere o caput deste artigo, são documentos produzidos, recebidos ou acumulados, em qualquer tipo de suporte, pelo órgão da Administração Pública Municipal, no exercício de suas funções ou atividades e observados para servir de referência, informação, testemunho, prova ou fonte de pesquisa científica.
Art. 5º. A CPADPM e as CSA deverão acompanhar e implementar o processo de avaliação de documentos públicos municipais com vistas à:
I – racionalização e controle da produção de documentos;
II – normalização do fluxo documental;
III – elaboração de plano de destinação de documentos;
IV – preservação do patrimônio documental do Município.
Art. 6º. A CPADPM e as CSA poderão convidar os servidores responsáveis pelos documentos que estiverem sendo avaliados.
Art. 7º. Caberá à CPADPM orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Art. 8º. Caberá às CSA elaborar minucioso diagnóstico dos arquivos ou unidades de arquivamentos dos órgãos municipais e propor o prazo de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentam para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos.
Art. 9º. As Secretarias Municipais deverão colocar à disposição das CSA os recursos materiais e humanos necessários à avaliação de documentos no âmbito de sua competência.
Art. 10. A CPADPM e as CSA deverão consubstanciar os resultados dos trabalhos na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade de documentos – TTD.
§1º. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPADPM obedecendo os prazos estabelecidos na TTD.
§2º. Os documentos relativos às atividades-meio não constantes na TTD serão submetidos à CPADPM que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes.
§3º. Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos geradores dos arquivos, em conformidade com a temporalidade e a destinação constantes na TTD, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput.
Art. 11. As TTD serão divulgadas e consideradas aprovadas após 30 (trinta) das a contar da data de sua publicação.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se o Decreto nº 5816, de 21 de março de 2014.
Palácio São Francisco de Assis, Prefeitura da Estância Balneária de Praia Grande, aos 08 de maio de 2015, ano quadragésimo nono da Emancipação.
ALBERTO PEREIRA MOURÃO
PREFEITO
Reinaldo Moreira Bruno
Controlador-Geral do Município
Registrado e publicado na Secretaria de Administração, aos 08 de maio de 2015.
Marcelo Yoshinori Kameiya
Secretário de Administração